TEORI SISTEM

Pengertian Sistem Menurut Para Ahli

 

1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan

Jadi, kesimpulannya Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh sistem dilingkungan sekolah :

Penggunaan sistem pembelajaran KBK, yaitu kurikulum yang diterapkan Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Pada sistem ini terdapat partisipasi masyarakat dan pemerintah daerah di dalam menjabarkan materi kurikulum yang bersifat nasional melalui silabus. Silabus adalah isi kompetensi dan elaborasi (uraian dan rincian) materi pelajaran , pembelajran dan penilaian serta pengalokasian waktu yang disusun sesuai dengan semester dan kelas masing - masing.Silabus juga sebagai bentuk operasional kompetensi dan materi pelajaran pokok sebagai pedoman bagi guru dalam merencanakan dan melaksanakan serta mengelola kegiatan pembelajaran.

KBK itu sendiri adalah kurikulum ideal yang tidak saja akan berhasil meningkatkan kualitas pendidikan di negara kita , tetapi juga menuntut para praktisi pendidikan khususnya para guru untuk mempersiapkan seluruh potensi dirinya.Tujuan diterapkannya kurikulum berbasis kompetensi ini adalah untuk menghasilkan terjadinya demokratisasi pendidikan.Diharapkan hasil keluaran KBK dapat menciptakan lulusan yang menghargai keberagaman (misalnya dalam perbedaan pendapat , agama , ras maupun budaya).

Pengkonstuksian dan penyususnan pengetahuan berlangsung dan dilakukan dari , oleh dan untuk para peserta didik.Dengan demikian , dalam penyusunan rencana pembelajaran , seorang guru harus mampu menyusunnya sehingga kelas dapat berlangsung dalam Susana fun (menyenangkan) , demokratis dan terbuka.

 

A.Karakteristik Sistem

Dari buku Analisis dan Desain Sitem Informasi karangan Jogiyanto H.M(1990; 4-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu :

• Bagian (Component), Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem.

• Batas Sistem (Boundry), Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.

• Lingkungan Luar Sistem (Environment), Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

• Penghubung Sistem (Interface), Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir darisuatu subsistem akan menjadi masukkan untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung ini, dengan begitu suatu sistem dapat beintegrasi dengan subsistem yang lainnya dengan membentuk suatu kesatuan.

• Masukkan Sistem (Input), Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk diperoleh keluarannya.

• Keluaran Sistem (Output), Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukkan untuk sistem yang lain atau supra sistem.

• Pengolah Sistem (Process), Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem pengolahan akan mengolah berupa bahan baku dalam hal ini adalah data serta bahan-bahan lainnya untuk menghasilkan keluaran berupa laporan dan informasi yang berguna.

• Sasaran Sistem (Objective), Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

B.Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini yang merupakan karakteristik sistem.

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa karakteristik sistem dapat dibagi menjadi 8 bagian, yaitu :

1. Komponen

Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

2. Boundary (Batasan Sistem)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Environment (lingkungan Luar Sistem)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Interface (Penghubung Sistem)

Penghubung merupakan media perantara antar sub sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Input (Masukan)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Output (Keluaran)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Proses (Pengolahan Sistem)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

A.    Klasifikasi Sistem

Sistem mempunyai beberapa klasifikasi yang perlu kita ketahui agar dapat mendifinisikan sebuah sistem tersebut. Berikut ini penjelasan nya.

1.      Sistem abstrak dan fisik.
A.  Sistem Abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologis.
B. Sistem Fisik : Sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer.

2.      Sistem alamiah dan buatan manusia.
A. Sistem Alamiah : Sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistem Perputaran Bumi.
B. Sistem Buatan Manusia : Sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dan mesin. Contoh : Sistem Informasi.

3.      Sistem tertentu dan tak tentu.
A. Sistem Tertentu : Beroperasi degan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh : Sistem Komputer melalui program.
B. Sistem Tak Tentu : Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.      Sistem tertutup dan terbuka.
A. Sistem Tertutup : Sistem yang berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
B. Sistem Terbuka : Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

B. Klasifikasi Sistem  

Referensi   : Pengenalan Komputer 

Pengarang : Prof.Dr.Jogiyanto H.M, M.B.A., Akt. 

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (physical system). 

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia , yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. 

Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik misalnya sistem komputer , sistem akuntasi, sistem pruduksi, dan lain sebagainnya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi , 

sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang ber-interaksi dengan manusia. 

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). 

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Sehingga interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. 

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). 

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada system yang benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup tidak benar-benar terbuka).

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendali yang baik. 

Definisi Model Pengembangan Sistem menurut Amirin dalam buku yang

berjudul Pokok-Pokok Teori Sistem Model Pengembanga Sistem ialah: “Model

Sistem ialah pencerminan, penggambaran, sistem yang nyata atau yang

direncanakan.” (2003:70)

A. Macam-macam Model :

1.Model Skematik

2.Model Sistem Arus

3.Model Sistem Statik

4.Model Sistem Dinamik

Contoh Model Sistem Arus:

Contoh Model Sistem Skematik:

Skematik Sistem Pendukung Keputusan

Langkah-langkah Membuat SISTEM BARU

1. Permintaan Desain dan Implementasi Proyek

Ada banyak alasan mengapa sebuah desain sistem baru diusulkan untuk dibuat. Pada umumnya alasan bagi pengadaan suatu sistem baru dapat digolongkan: (1) Pelayanan kepada pelanggan atau masyarakat dapat lebih baik; (2) Kemampuan dan percepatan teknologi informasi; (3) Penghematan biaya; (4) Memberikan presisi atau Ketepatan yang lebih meyakinkan. Untuk terlaksananya suatu proyek pendesainan sistem Baru atau memperbaiki sistem yang ada sebaiknya ada Komunikasi dua belah pihak. Instansi yang menggunakan Sistem itu harus mampu menyajikan masalah yang Dihadapinya kepada pemroses data, dan pemroses data Harus mampu memberikan saran tentang bagaimana perangkat Teknologi dapat membantu memecahkan persoalannya. Ini Berarti bahwa komunikasi itu merupakan hal yang sangat penting. Dan akan lebih baik lagi jika instansi yang bersangkutan mempunyai cukup pengetahuan tentang perangkat teknologi baik mengenai kemampuannya maupun kendala-kendala yang mungkin dihadapi. Di pihak lain, pemroses data juga mengetahuibidang yang dilayaninya sehingga mampu memberikan saran-saran perbaikan. Jika ada permintaan suatu proyek yang menggunakan perangkat teknologi, persoalan yang akan dipecahkan Lewat suatu perangkat teknologi tersebut harus Dinyatakan dengan jelas dalam bentuk atau istilah-Istilah yang dapat dimengerti baik oleh bagian pemroses Data maupun oleh pengguna jasa tersebut.

 2. Telaah Kelayakan Suatu Proyek

Jika suatu fungsi tertentu telah ditetapkan untuk dilaksanakan melalui suatu sistem, langkah berikutnya adalah mengadakan suatu penelitian mengenai kemungkinan kelayakan yang meliputi: (1) Menentukan bagian atau unit mana yang akan menggunakan(a)wawancara dengan kepala Bagian yang bersangkutan, dan wawancara dengan pegawai yang akan menggunakannya;  (2) Mengantisipasi kemungkinan Keterbatasan dan kendala pada penerapannya; (3) Menghitung kendala-kendala sistem; (4) memperhitungkan penghematan biaya baik biaya langsung maupun biaya tidak langsung;  (5) Menentukan target misalnya memperbaiki keputusan manajemen  melalui data statistic dengan komputer; (6) Memadukannya dengan sistem lain, misalnya file-file yang sudah ditetapkan akan segera digunakan; (7) Mengantisipasi kendala waktu, misalnya sistem yang Baru harus sudah berjalan dalam waktu x bulan sejak Sistem lama sudah tidak dapat diperluas lagi. Telaah kelayakan proyek merupakan tahap yang paling penting. Dengan telaah ini, berbagai aspek sistem    baru yang diusulkan akan menjadi lebih jelas. Mungkin terjadi bahwa sistem yang diusulkan itu terlalu mahal, misalnya maslahat yang diperoleh terlalu sedikit jika dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Hasil penelitian bias juga menunjukkan bahwa perangkat teknologi baru memang diperlukan tetapi pemesanannya memerlukan waktu cukup lama. Atau dipihak lain, bisa saja terjadi bahwa sistem manual lebih memuaskan meskipun memerlukan sedikit banyak perbaikan.Laporan mengenai telaah kelayakan harus disampaikan kepada pihak manajemen yang mungkin akan memberikan beberapa perubahan, tau untuk diadakan penelitian secara lebih mendalam, atau memutuskan untuk segera dilaksanakan. c. Merencanakan dan Memperkirakan Biaya Proyek Jika suatu sistem telahn dinyatakan layak, tahap Berikutnya dalah perencanaan pengembangannya. Seorang penanggungjawab proyek harus  ditentukan, walaupun sistem yang akan dilaksanakan relative kecil.

   Perhatikan model berikut :

PROYEK REGISTRASI MAHASISWA

ACUAN DIAGRAM HIPO ALIR MINGGU

BULAN

JULI

AGUSTUS

SEPTEMBER

OKT

MINGGU

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

I.DESAIN SISTEM

A

A

A

A

A

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1.Format Laporan

A

A

A

A

A

X

X

X

X

X

X

2.Format Masukan

X

X

X

X

X

3.Desain File

X

X

X

X

X

4.Desain Formulir

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5.Dokumentasi Sistem

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

6.PedomanKerja(manual)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

II.PEMROGRAMAN DAN PENGUJIAN

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

III.PELAKSANAAN

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Ket:

 AA : aktual

 XX : yang diusulkan

Dengan menggunakan hasil telaah kelayakan sebagai pedoman, rencana pengembangan menyangkut: (1)Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain, menguji dan memulai sistem baru,yang dinyatakan dalam Hari kerja per orang sehingga dapat diperkirakan Kebutuhan tenaga kerja, dan yang dinyatakan menurut fungsinya, dengan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing fungsi tersebut; (2) Menilai kerumitan sistem untuk menentukan kualifikasi orang yang dibutuhkan atau mempersiapkan program pendidikan yang sesuai; (3) Menentukan jenis dokumentasi, misalnya pedoman kerja,bahan-bahan pelatihan untuk pemakai, dan dokumentasi untuk operator;(4)Menentukan pokok-pokok pengecekan sehingga tingkat perkembangan dapat diikuti dengan baik dan diagram waktu dapat diperbaiki. Juga perlu dijadwalkan pertemuan pihak institusi pemakai dan manajemen pemroses data; (5) Memperkirakan resiko pemakaian sistem sehingga langkah-langkah pengamanan dapat dipersiapkan lebih dahulu; Kelima pokok tersebut menyangkut biaya yang akan Menambah biaya total suatu sistem,misalnya biaya tenaga kerja, mesin, administrasi.Tetapi,fungsi yang sama pada sistem yang lama memerlukan biaya yang lebih besar dibanding dengan sistem baru. Rencana itu baru merupakan pedoman pelaksanaan implementasi sistem dan oleh karena itu belum merupakan rencana yang meliputi unsur waktu dan biaya sampai sistem itu selesai didesain.

3. Desain Sistem dan Pengembangannya

Tahap berikut ini adalah tahap pendesainan sistem. Metode mutahir yang biasa digunakan dalam pendesainan sistem adalah metode pendesainan 'top-down' atau HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output). Tingkat tertinggi Hirarki menguraikan tentang garis besar fungsi yang akan Dicapai oleh sistem. Berikutnya akan menguraikan sistem Lebih rinci.  Dengan teknik ini disusun suatu rangkaian diagram yang akan menjelaskan proses pendesainan sistem Secara lebih sistematis.   Beberapa unsur tertentu mempunyai kesamaan pada  Kebanyakan desain sistem, bagaimanapun caranya  Dokumentasi itu dipersiapkan: (1)Keluaran dari sistem,  Misalnya laporan laporan, jawaban terhadap permintaan keterangan; (2) Masukan kepada sistem, misalnya permintaan keterangan 'on-line', pembaruan file file; (3) Desain file,yang menyangkut isi, metode pemasukan, Media penyimpanan,dan basis data. Bidang-bidang lain yang perlu dipertimbangkan Antara lain: (1) penanggulangan atau perbaikan jika Sistem tidak berfungsi, (2) penambahan file, sistem, Jumlah tenaga (pemakai dan tenaga perawatan), (3)  pelatihan, (4) keamanan fisik,dan (5) keamanan dan pengendalian system.

4. Implementasi Sistem

Mungkin saja terjadi bahwa diatas kertas suatu Sistem berjalan lancarakan tetapi justru gagal setelah diimplementasikan. Jika suatu sistem baru belum diujicobakan lewat implementasi, membuang sistem lama merupakan tindakan yang keliru. Jika sistem didesain untuk menggantikan sistem konvensional atau sistem lama yang sekarang berjalan, dalam masa peralihan perlu digunakan dua sistem tersebut secara paralel. Jika sebuah sistem yang didesain sungguh-sungguh merupakan hal yang baru, perlu diteliti semua aspeknya, termasuk tenaga yang menjalankan sistem itu,yang mungkin akan melibatkan beberapa bagian. Pengujian juga dilakukan terhadap perincian dan ketepatan prosedur bagi operator termasuk pengujian terhadap prosedur penanggulangannya bila terjadi kemungkinan sistem itu tidak berfungsi. Jika semua bidang pengujian memberikan hasil yang memuaskan, file data dapat mulai disusun, begitu pula tahap implementasi paralelnya.Selama tahap pengujian dan implementasi, beberapa kekurangan mungkin masih perlu dikoreksi, dokumentasi harus dirubah untuk menunjukkan perbaikan-perbaikan itu.

5. Pemeliharaan Sistem

Suatu kegiatan yang harus terus-menerus dijalankan adalah pemeliharaan sistem. Ini  menyangkut kegiatan memperbaharui file, mengkoreksi kesalahan-kesalahan, dan mengimplementasikan pengembangan sistem. Jika terjadi perubahan, program-program perbaikan sistem yang kontinyu perlu diadakan.  Perangkat keras dan sistem pengoperasian baru memerlukan perubahan-perubahan untuk penyesuaian. Kadang-kadang penyesuaian atau perubahan itu tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan.

Contohnya:

Pendaftaran Mahasiswa Baru dengan menggunakan sistem Online, sebelum diterapkan sistem tersebut harus ditelaah dahulu apakah bisa lebih efektif dibandingkan sistem yang lama atau tidak, setelah itu baru dikembangkan dan di implementasikan, dan yang terakhir pemeliharaan sistem tersebut.